الفاتوره الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاءة إلكترونياً لإثبات عمليات البيع والشراء, ويتم إعداده والتوقيع عليه إلكترونياً, ويتم مراجعته والتحقق منه لحظيًا من جانب مصلحة الضرائب.
الفاتورة الإلكترونية هي عمليه فوترة يتم إصدارها عبر نظام إلكتروني تحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية ويتم إصدارها لمعالجة الفواتير سواء الضريبية والتى تكون مابين الشركات أو الفواتير البسيطه والتى تتم ما بين المنشأت والأفراد.
الفاتورة الإلكترونية هي منظومة إلكترونيه تهدف إلي تحويل إصدار الفواتير الورقية إلي عمليه فوتره إلكترونيه, حيث يتم تبادل الفواتير المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.
مميزات و خصائص الفاتوره الإلكترونيه.
- ضمان الأمان والخصوصية لأنها تتم عن طريق توقيع إلكتروني خاص يوضح هوية المُوقع لمنع التزييف.
- سهولة الفحص الضريبي
- حفظ السجلات إلكترونياً لضمان عدم تلفها مقارنه بالسجلات الورقيه
- وجود رقم تعريفي مميز لكل فاتوره إلكترونية, كما يختلف هذا الرقم عن رقم الفاتوره المسجل بداخل الشركة مما يسهل عملية الرجوع الى الفاتوره الإلكترونيه بسهوله.
- تكامل الفاتورة الإلكترونية مع برنامج الـ ERP والمتاحه من خلال EgyptInvoice.
إنشاء ملف رقمي خاص بالممول فى منظومة الفاتورة الإلكترونية يحتوي على كافه بياناته لسهولة التعامل مع مصلحة الضرائب. - يتيح التوقيع الإلكتروني الذي يعد بمثابة هوية رقمية تثبت ملكية الفاتورة الإلكترونية، وترفع مستوى الأمان والخصوصية، لمنع التزييف أو التزوير أو الإخفاء.
- إتاحة تكويد موحّد للسلع والخدمات المختلفة
تستخدم منظومة الفاتورة الإلكترونية طريقة تكويد موحّدة للسلع والخدمات من خلال نظامين أساسيين وهما:
- نظام التكويد العالمي GS1
- نظام التكويد المصري EGS
يتم تكويد جميع السلع والخدمات والتأكد من قبول الأكواد والموافقة عليها من قبل مصلحة الضرائب للتمكن من التعامل داخل منظومة الفوترة الإلكترونية.
خطوات الإنضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية
1- يقوم الممول أو من يمثله بإرسال طلب تسجيل بـ منظومة الفاتورة الالكترونية مرفق به مستندات التسجيل الى المركز الضريبي المختص من الايميل الرسمي للشركة ليصله إخطار محدد به ميعاد لحضوره حالة استيفاء المستندات.
2- تسجيل وانشاء ملف تعريف رقمى للمو أو من يمثله.
3- يقوم الممول أو من يمثله بانشاء حساب على منظومة الفاتورة الالكترونية.
4- تقديم طلب للحصول على التوقيع الالكترونى الخاص بالشركة.
5- تحديد أسم المستخدم وكلمة المرور من خلال بوابة التسجيل وإعادة الدخول لتفعيل الحساب .
6- إعداد الإخطارات واختيار التفضيلات الخاصة بالاخطارات مثل وسيلة الاتصال – الفترات الزمنية – أنواع التنبيهات … وحفظ هذه الإعدادات.
7- إعداد حسابات المفوضين من الشركة لاستخدام منظومة الفاتورة الالكترونية من قبل الممول أو من يمثله.
المستندات المطلوبة للتسجيل في منظومة الفاتورة الالكترونية .
قامت مصلحة الضرائب المصرية بتحديد جميع المستندات التى يحتاج اليها الممول أو من يمثله للتسجيل فى منظومة الفاتورة الالكترونية وهي :
- أصل الرقم القومى أو جواز السفر ساريين وصور منهم .
- أصل البطاقة الضريبية للشركة وصور منهم.
- أصل شهادة التسجيل بمنظومة ضريبة القيمة المضافة وصور منها.
- خطاب تفويض من الشركة للتسجيل في منظومة الفاتورة الالكترونية ويكون موضح به التالى :
بيانات الشركة ( رقم التسجيل – العنوان – رقم التليفون – الايميل الرسمى )
بيانات المفوض من الشركة للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية ( الاسم باللغتين العربية / الانجليزية
– الرقم القومى – رقم الهاتف – الايميل المسجل به داخل منظومة الفاتورة الالكترونية ).
فى حالة وجود وكيل الممول أو نائبه يتم اضافة لكل المستندات السابقة اصل التوكيل ولا بد ان يكون سارى مع صور من التوكيل.
أهمية التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟
التوقيع الالكترونى هو هوية رقميه للمستخدم مكون من ارقام او حروف او رموز ويكون له طابع فريد يميز صاحب التوقيع الالكترونى ولا يمكن استخدام نفس التوقيع لشخصين مختلفين ويتم استخدامه لتمييز معاملات صاحبه الالكترونية .
من أين يتم الحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية والمستندات المطلوبة لاستخراجه ؟
التوقيع الالكتروني هو عبارة عن شكل مكون من ارقام او حروف او رموز ويكون له طابع فريد يميز صاحب التوقيع الالكترونى ولا يمكن استخدام نفس التوقيع لشخصين مختلفين ويتم استخدامه لتمييز معاملات صاحبه الالكترونية , وتتولى شركة Egypt Trust وهى إحدى الشركات التابعة لهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ال ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات اصدار التوقيع الالكترونى لجميع الشركات التى تنضم لمنظومة الفاتورة الالكترونية .
المستندات المطلوبة للحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :
للحصول على شهادة التوقيع الالكترونى يجب تقديم طلب و توقيع الطلب من المدير المسئول للشركة أو من يمثله ويرفق مع الطلب كل المستندات التالية :
- صورة من المستخرج الرسمى للسجل التجاري أو قرار الإنشاء / الاشهار .
- صورة من البطاقة الضريبية.
- صورة من صحيفة الاستثمار أو الشركات أو عقد الشركة .
- صورة من إثبات الشخصية للمدير المسئول .
ملحوظة هامة :
يجب تقديم كافة أصول المستندات المطلوبة للاطلاع عليها .
كيفية تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( Enterprise Resources Planning ) فى منظومة الفاتورة الالكترونية ؟
يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP System ) أحد المفوضين من الشركات مثل المفوضين / المستخدمين العاديين لتقديم المستندات ويكون لكل نظام ERP هوية ورقم موحد مثل المفوضين الفعليين , ويتم تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP system ) بمنظومة الفاتورة الالكترونية باتباع الخطوات التالية :
- يقوم الممول بتسجيل الدخول على منظومة الفاتورة الإلكترونية والضغط على ملف الممول .
- الضغط على تسجيل نظام تخطيط الموارد المؤسسية ( ERP ) .
- تسجيل التفاصيل الخاصة بالنظام مثل : اسم النظام – مدة الصلاحية المتاحة لتبادل المستندات … ثم الضغط على زر حفظ .
- الحصول على بيانات التسجيل والمصادقة من المنظومة والاحتفاظ بها فى ملف خارجى لعدم الاضطرار لاعادة هذه الخطوات مرة اخرى .