خصائص و مميزات برنامج الفاتورة الالكترونية

الفاتورة الالكترونية هي مستند الكتروني يسجل تفاصيل عملية بيع تتم بين الشركات وبعضها البعض أو بين الشركات والأفراد وتم توقيع الفاتورة الالكترونية إلكترونيا باستخدام التوقيع الالكترونى , تم تصنيف الشركات التى انضمت أو سوف تنضم لمنظومة الفاتورة الالكترونية على حسب عدد الفواتير التي يتم إصدارها شهريا حيث يمكن للشركات التي تصدر اقل من 200 فاتورة أستخدام ال Portal الخاص بـ مصلحة الضرائب المصرية لتسجيل فواتيرهم الالكترونية وألزمت الشركات التى تصدر أكثر من 200 فاتورة بامتلاك برنامج ERP لإصدار الفواتير وسوف نقوم بشرح المميزات والخصائص  التي يجب توافرها فى برنامج الفاتورة الالكترونية .

خصائص برنامج الفاتورة الالكترونية : تسعى كثير من الشركات فى الوقت الحالى الى امتلاك برنامج يمكنها من الانضمام الى منظومة الفاتورة الالكترونية بسهولة ويساعدها فى ارسال الفواتير الإلكترونية الخاصة بها لمصلحة الضرائب بشكل لحظي وبدون أخطاء ولذلك يوجد العديد من الخصائص يجب على أصحاب الشركات التأكد من وجودها فى برنامج الفاتورة الالكترونية قبل شراءه ومن هذه الخصائص :

• يساعد المستخدم فى تسجيل كافة البيانات التى وضحتها مصلحة الضرائب شكل الفاتورة الالكترونية من نوع النشاط و الإسم و العنوان التفصيلي وجهة الإتصال… .
• أن يكون البرنامج يدعم الربط مع التوقيع الالكترونى والمعتمد من مصلحة الضرائب لـ تأكيد الفاتورة .
• أن يكون البرنامج يدعم استيراد وتصدير ملفات الاكسيل لرفع بيانات الفواتير من برنامج اخر او استيراد بيانات العملاء .
• امكانية ارسال أكثر من فاتورة فى المرة الواحدة Patches .
• أن يكون البرنامج يدعم المرتجعات على الفواتير الالكترونية لتعديل الفواتير المرسلة .
• ان يحتوى البرنامج على نظام تقارير يمكن استخراج منها تقارير الفواتير الإلكترونية الخاصة بالشركة فى اى وقت.
• أن يكون البرنامج يعمل Online لسهولة استخدامه من أى مكان ويمكن صاحب الشركة أو المفوض عنه من ارسال الفواتير الالكترونية بسهولة .

مميزات برنامج الفاتورة الالكترونية : يوجد الكثير من المميزات التي سوف تستفيد منها الشركات في حال امتلاك برنامج الفاتورة الالكترونية من هذه المميزات :

1. سهولة سحب الفواتير وتجهيزها بالشكل المطابق لموقع مصلحة الضرائب.
2. لتزامن اللحظي بين برنامج الربط وموقع مصلحة الضرائب في إرسال واستقبال الفواتير.
3. تقليل الكثير من الوقت والمجهود للأفراد داخل الشركات فى تقديم الفواتير والاقرار الضريبي .
4. تسجيل بيانات الشركات و الأفراد الذى يتم التعامل معهم داخل الشركة وسهولة الحصول عليها فى اى وقت .
5. تقليل إجراءات مراجعة البيانات الخاصة بالفواتير .

ويوجد الكثير من المميزات الاخرى لبرنامج الفاتورة الالكترونية .

برنامج الفاتورة الالكترونية

برنامج الفاتورة الالكترونية برنامج متخصص فى إنشاء الفاتورة الالكترونية حيث إنه يساعد الشركات للانضمام لـ منظومة الفاتورة الالكترونية ويشمل البرنامج على جميع الخصائص التي ألزمت بها مصلحة الضرائب الشركات يساعدها  في إرسال فواتيرهم الالكترونية بشكل صحيح .

برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt invoice يتميز بالكثير من المميزات التى تجعله أنسب اختيار للشركات التي تريد الانضمام لمنظومة الضرائب بسهولة ومن هذه الخصائص : 

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بالسهولة السرعة : حيث تم تطوير برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice ليوفر عليك الوقت والمجهود فى ملء بيانات الفاتورة الالكترونية وارسالها فى دقيقة واحدة وتم مراعاة السلاسة فى تصميم شاشات البرنامج لضمان سهولة التعامل معه مع وجود امكانية ارسال أكثر من فاتورة فى المرة الواحدة Patches .

التوقيع الالكترونى وتكويد المنتجات : يدعم برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice  التوقيع الالكترونى المتوافق مع منظومة الفاتورة الإلكترونية ويمكن استدعاء التوقيع الإلكتروني الخاص بك وإضافته على الفاتورة الالكترونية المرسلة لمصلحة الضرائب بسهولة . وكذلك أيضا تكويد المنتجات / الخدمات التى تقدمها الشركة بسهولة .

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بإمكانية التعديل والإلغاء : حيث يمكنك من خلال  برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice من التعديل على الفواتير المرسلة أو فى حالة إلغاء عملية البيع يمكنك إلغاء الفاتورة الالكترونية المرسلة لمصلحة الضرائب .

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بوجود إمكانية إنشاء التقارير :  يمكنك من خلال  برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice الحصول على تقارير تفصيلية بجميع الفواتير التي تم إرسالها الى مصلحة الضرائب ومراجعة جميع بيانتها بكل سهولة ويمكن استخراج هذه التقارير من البرنامج لمراجعتها فى اى وقت.

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بتسجيل البيانات : يمكنك من خلال  برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice تسجيل جميع بيانات عملائك بأى عدد بكل سهولة واستخدام هذه البيانات فى ملاء الفواتير الالكترونية الخاصة بهذا العميل بسهولة , ويمكنك ايضا  من خلال  برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice تسجيل جميع الأصناف الخاصة بشركة أو الخدمات التى تقدمها واستخدام هذه البيانات فى إصدار الفواتير الالكترونية الخاصة بك .

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بتعدد اللغات : يدعم برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice اللغتين العربية والإنجليزية ويمكنك بسهولة اصدار الفاتورة الالكترونية باى لغة من اللغتين وإرسالها لمصلحة الضرائب المصرية .

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بأمان المعلومات و الـ Backup system : لأن أهم ما تمتلكه الشركات هى معلوماتها تم توفير نظام أمان وتشفير بيانات على أكثر من مستوى فى برنامج  الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice  ويوجد امكانية لعمل Backup لجميع بيانات النظام فى اى وقت أو أوقات دورية ويمكن استرجاع اى نسخة من النظام بكل سهولة .

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز بالدعم والتدريب : عند حصولك على  برنامج  الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice تحصل على تدريب خاص بكل مستخدمين البرنامج فى شركتك حتى يتقنوا  استخدامه بشكل احترافى وكذلك أيضا خدمة الدعم الفنى المتوفرة على مدار الساعة لخدمة عملائنا.

برنامج الفاتورة الالكترونية يتميز يشمل جميع هذه المميزات وأكثر جعلت من  برنامج الفاتورة الالكترونية Egypt Invoice  واحد من أفضل البرامج للشركات التي تريد الانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية والعمل به بشكل سهل وسريع وتم برمجة البرنامج ليضمن لعملائنا السلاسة فى الاستخدام وتقليل الاخطاء البشرية الى اقل درجة .

كيفية تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( Enterprise Resources Planning ) فى منظومة الفاتورة الالكترونية ؟

يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP System ) أحد المفوضين من الشركات مثل  المفوضين / المستخدمين العاديين لتقديم المستندات ويكون لكل نظام ERP هوية ورقم موحد مثل المفوضين الفعليين , ويتم تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP system ) بمنظومة الفاتورة الالكترونية باتباع الخطوات التالية :

• يقوم الممول بتسجيل الدخول على منظومة الفاتورة الإلكترونية والضغط على ملف الممول .
• الضغط على تسجيل نظام تخطيط الموارد المؤسسية ( ERP ) .
• تسجيل التفاصيل الخاصة بالنظام مثل : اسم النظام – مدة الصلاحية المتاحة لتبادل المستندات … ثم الضغط على زر حفظ .
• الحصول على بيانات التسجيل والمصادقة من المنظومة والاحتفاظ بها فى ملف خارجى لعدم الاضطرار لاعادة هذه الخطوات مرة اخرى .

ما هو تكويد المنتجات للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية و أنواعه وأهميته وبعض الارشادات العامة لتكويد المنتجات.

أعلنت مصلحة الضرائب المصرية أنه على جميع الشركات المنضمة لمنظومة الفاتورة الالكترونية ان تقوم بتكويد منتجاتها أو خدمتها وارسال الفواتير الالكترونية الخاصة بها بهذه الاكواد وسوف نقوم بشرح كافة التفاصيل الخاصة بتكويد المنتجات.

تكويد المنتجات للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :
هو عبارة عن اعطاء كود فريد ( ID ) لـ منتجات / خدمات كل شركة بحيث يتم تصنيف المنتج  / الخدمة المقدمة من الشركة تحت كود موحد يصف هذا التصنيف .

النظام المستخدم فى تكويد المنتجات :
اعتمدت مصلحة الضرائب المصرية نظام GS1 لتكويد المنتجات وهو نظام تكويد يعتمد على اعطاء معيار لتوحيد كود السلع والمنتجات والخدمات التابعة لكل شركة بحيث يكون هذا الكود غير مكرر على مستوى العالم ويضمن تابعية المنتج للشركة المصنعة.

طريقة تكويد المنتجات للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :
يوجد طريقتين لتكويد المنتجات التى تقدمها الشركات المنضمة لمنظومة الفاتورة الالكترونية :

1- استخدام نظام  GS1 لتكويد المنتجات وفى هذه الحالة ستقوم بتسجيل هذه الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية للتأكد من تفعيل تلك الأكواد على قواعد بيانات منظومة الفاتورة الإلكترونية. ويمكن الحصول على اكواد المنتجات من خلال موقع GPC Browser .

2- استخدام نظام تكويد داخلي في الشركة عليك اتباع هذه الخطوات لإرسال فاتورتك الالكترونية بشكل صحيح :

•     ربط أكواد المنتجات بنظام التصنيف السلعي GPC
•     تسجيل اكواد ال EGS على منصة الفاتورة الالكترونية والمكونة من الكود الداخلي بنظام GPC – رقم التسجيل – EG
•     ستقوم مصلحة الضرائب بمراجعة هذه الاكواد للموافقة عليها.
•     بإتمام موافقة المصلحة يتم استخدام أكواد الـ EGS في إصدار الفاتورة الإلكترونية الخاصة بشركتك.

بعض الإرشادات التى يجب الالتزام بها عند تكويد  المنتجات للانضمام بمنظومة الفاتورة الإلكترونية :

• قبل قبل استخدام  اى كود جديد يجب إخطار مصلحة الضرائب  بالاكواد الجديدة بمدة كافية لا تقل عن  15 يوم عمل.
• في حالة اختلاف الأكواد بين البائع والمشتري يتم استخدام الاكواد المعتمدة داخل منظومة الفاتورة الالكترونية  ب    GS1 أو GPC .
• يمكن بيع أصل ثابت أو مادة خام لدى الشركة  ولكن لابد ان يكون كود السلعة المباعة تم موائمته مع معايير التكويد حتى يمكن إصدار فاتورة الكترونية بشكل صحيح.

وباتباع هذه الخطوات التي أصدرتها مصلحة الضرائب المصرية يمكن للشركات تكويد منتجاتها أو خدمتها بشكل صحيح للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية .

ما هي أنواع التوقيع الالكترونى من أين يتم الحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية والمستندات المطلوبة لاستخراجه ؟

التوقيع الإلكتروني لمنظومة الفاتورة الالكترونية : هو عبارة عن شكل مكون من ارقام او حروف او رموز ويكون له طابع فريد يميز صاحب التوقيع الالكترونى ولا يمكن استخدام نفس التوقيع لشخصين مختلفين ويتم استخدامه لتمييز معاملات صاحبه الالكترونية .

الشركة المسؤولة عن اصدار التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :-

وتتولى شركة  Egypt Trust وهى إحدى الشركات  التابعة لهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ال ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات اصدار التوقيع الالكترونى الخاص بـ الفاتورة الالكترونية  لجميع الشركات التى تنضم لمنظومة الفاتورة الالكترونية .

أنواع التوقيع الإلكتروني لمنظومة الفاتورة الالكترونية : 

التوقيع الالكترونى البسيط : يعد أكثر أنواع التوقيع الالكترونى للفاتورة الإلكترونية شيوعا بين مستخدمي منظومة الفاتورة الالكترونية وهو لا يشمل على نمط تعريفى للموقع أو الوقت أو التاريخ ويعتبر التوقيع الالكترونى البسيط الأقل أمانا بين أنواع التوقيع الالكترونى.

التوقيع الالكترونى المتقدم : هو توقيع الكترونى بسيط مع اضافة بعض التعديلات لتجعله أكثر أمانا مثل نمط تعريفى للموقع المصدر للفاتورة الالكترونية لمعرفة هوية الموقع.

التوقيع الالكترونى المتقدم : هو توقيع الكترونى للفاتورة الالكترونية يشمل جميع مميزات التوقيع الالكترونى البسيط والتوقيع الالكترونى المتقدم ويكون له جهاز خاص لاصداره .

أهمية التوقيع الالكتروني للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية : يعتبر التوقيع الالكترونى من أهم شروط الانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية وارسال الفواتير لمصلحة الضرائب لأنه لا يتم اعتماد اى فاتورة الالكترونية الا بعد توثيقها بالتوقيع الالكترونى للشركة .

المستندات المطلوبة للحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :

للحصول على شهادة التوقيع الالكترونى يجب تقديم طلب و توقيع الطلب من المدير المسئول للشركة أو من يمثله ويرفق مع الطلب كل المستندات التالية : 

• صورة من المستخرج الرسمى للسجل التجاري أو قرار الإنشاء / الاشهار .
• صورة من البطاقة الضريبية.
• صورة من صحيفة الاستثمار أو الشركات أو عقد الشركة .
• صورة من إثبات الشخصية للمدير المسئول .

ملحوظة هامة : 

يجب تقديم كافة أصول المستندات المطلوبة للاطلاع عليها .

المتطلبات التقنية للحصول على التوقيع الالكترونى :

لابد للشركات التي تريد إصدار الفاتورة الالكترونية وارسالها لمصلحة الضرائب أن تمتلك جهاز HSM  لتوقيع الفواتير إلكترونيا قبل إرسالها إلى المنظومة الفواتير الإلكترونية وجهاز HSM يمكن الممول  من التوقيع بسهولة على المستندات والفواتير المختلفة وتوثيقها دون الحاجة إلى الكتابة اليدوية.

وآخر المتطلبات التقنية للحصول على التوقيع الالكترونى هى امتلاك الشركات لنظام تخطيط موارد المؤسسات  ERP وتسجيله داخل منظومة الفاتورة الالكترونية لضمان ارسال الفواتير الإلكترونية للشركات بشكل صحيح

الفاتوره الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاءة إلكترونياً لإثبات عمليات البيع والشراء, ويتم إعداده والتوقيع عليه إلكترونياً, ويتم مراجعته والتحقق منه لحظيًا من جانب مصلحة الضرائب.

الفاتورة الإلكترونية هي عمليه فوترة يتم إصدارها عبر نظام إلكتروني تحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية ويتم إصدارها لمعالجة الفواتير سواء الضريبية والتى تكون مابين الشركات أو الفواتير البسيطه والتى تتم ما بين المنشأت والأفراد.

الفاتورة الإلكترونية هي منظومة إلكترونيه تهدف إلي تحويل إصدار الفواتير الورقية إلي عمليه فوتره إلكترونيه, حيث يتم تبادل الفواتير المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.

مميزات و خصائص الفاتوره الإلكترونيه.

1. ضمان الأمان والخصوصية لأنها تتم عن طريق توقيع إلكتروني خاص يوضح هوية المُوقع لمنع التزييف.
2. سهولة الفحص الضريبي
3. حفظ السجلات إلكترونياً لضمان عدم تلفها مقارنه بالسجلات الورقيه
4. وجود رقم تعريفي مميز لكل فاتوره إلكترونية, كما يختلف هذا الرقم عن رقم الفاتوره المسجل بداخل الشركة مما يسهل عملية الرجوع الى الفاتوره الإلكترونيه بسهوله.
5. تكامل الفاتورة الإلكترونية مع برنامج الـ ERP والمتاحه من خلال EgyptInvoice.
   إنشاء ملف رقمي خاص بالممول فى منظومة الفاتورة الإلكترونية يحتوي على كافه بياناته لسهولة التعامل مع مصلحة الضرائب.
6. يتيح التوقيع الإلكتروني الذي يعد بمثابة هوية رقمية تثبت ملكية الفاتورة الإلكترونية، وترفع مستوى الأمان والخصوصية، لمنع التزييف أو التزوير أو الإخفاء.
7. إتاحة تكويد موحّد للسلع والخدمات المختلفة

تستخدم منظومة الفاتورة الإلكترونية طريقة تكويد موحّدة للسلع والخدمات من خلال نظامين أساسيين وهما:

• نظام التكويد العالمي GS1
• نظام التكويد المصري EGS

يتم تكويد جميع السلع والخدمات والتأكد من قبول الأكواد والموافقة عليها من قبل مصلحة الضرائب للتمكن من التعامل داخل منظومة الفوترة الإلكترونية.

خطوات الإنضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية

1- يقوم الممول أو من يمثله بإرسال طلب تسجيل بـ منظومة الفاتورة الالكترونية  مرفق به مستندات التسجيل الى المركز الضريبي المختص من الايميل الرسمي للشركة  ليصله إخطار محدد به ميعاد لحضوره حالة استيفاء المستندات.

2- تسجيل وانشاء ملف تعريف رقمى للمو أو من يمثله.

3- يقوم الممول أو من يمثله بانشاء حساب على منظومة الفاتورة الالكترونية.

4- تقديم طلب للحصول على التوقيع الالكترونى الخاص بالشركة.

5- تحديد أسم المستخدم وكلمة المرور من خلال بوابة التسجيل وإعادة الدخول لتفعيل الحساب .

6- إعداد الإخطارات واختيار التفضيلات الخاصة بالاخطارات مثل وسيلة الاتصال – الفترات الزمنية – أنواع التنبيهات … وحفظ هذه الإعدادات.

7- إعداد حسابات المفوضين من الشركة لاستخدام منظومة الفاتورة الالكترونية من قبل الممول أو من يمثله.

المستندات المطلوبة للتسجيل في منظومة الفاتورة الالكترونية .

قامت مصلحة الضرائب المصرية بتحديد جميع المستندات التى يحتاج اليها  الممول أو من يمثله للتسجيل فى منظومة الفاتورة الالكترونية وهي :

• أصل الرقم القومى أو جواز السفر ساريين وصور منهم .
• أصل البطاقة الضريبية للشركة وصور منهم.
• أصل شهادة التسجيل بمنظومة ضريبة القيمة المضافة وصور منها.
• خطاب تفويض من الشركة للتسجيل في منظومة الفاتورة الالكترونية ويكون موضح به التالى :

بيانات الشركة ( رقم التسجيل – العنوان – رقم التليفون – الايميل الرسمى )

بيانات المفوض من الشركة للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية ( الاسم باللغتين العربية / الانجليزية

– الرقم القومى – رقم الهاتف – الايميل المسجل به داخل منظومة الفاتورة الالكترونية ).

فى حالة وجود وكيل الممول أو نائبه يتم اضافة لكل المستندات السابقة اصل التوكيل ولا بد ان يكون سارى مع صور من التوكيل.

أهمية التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

التوقيع الالكترونى هو هوية رقميه للمستخدم مكون من ارقام او حروف او رموز ويكون له طابع فريد يميز صاحب التوقيع الالكترونى ولا يمكن استخدام نفس التوقيع لشخصين مختلفين ويتم استخدامه لتمييز معاملات صاحبه الالكترونية .

من أين يتم الحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية والمستندات المطلوبة لاستخراجه ؟

التوقيع الالكتروني هو عبارة عن شكل مكون من ارقام او حروف او رموز ويكون له طابع فريد يميز صاحب التوقيع الالكترونى ولا يمكن استخدام نفس التوقيع لشخصين مختلفين ويتم استخدامه لتمييز معاملات صاحبه الالكترونية , وتتولى شركة  Egypt Trust وهى إحدى الشركات  التابعة لهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ال ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات اصدار التوقيع الالكترونى لجميع الشركات التى تنضم لمنظومة الفاتورة الالكترونية .

المستندات المطلوبة للحصول على التوقيع الالكترونى للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية :

للحصول على شهادة التوقيع الالكترونى يجب تقديم طلب و توقيع الطلب من المدير المسئول للشركة أو من يمثله ويرفق مع الطلب كل المستندات التالية :

• صورة من المستخرج الرسمى للسجل التجاري أو قرار الإنشاء / الاشهار .
• صورة من البطاقة الضريبية.
• صورة من صحيفة الاستثمار أو الشركات أو عقد الشركة .
• صورة من إثبات الشخصية للمدير المسئول .

ملحوظة هامة :

يجب تقديم كافة أصول المستندات المطلوبة للاطلاع عليها .

كيفية تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( Enterprise Resources Planning ) فى منظومة الفاتورة الالكترونية ؟

يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP System ) أحد المفوضين من الشركات مثل  المفوضين / المستخدمين العاديين لتقديم المستندات ويكون لكل نظام ERP هوية ورقم موحد مثل المفوضين الفعليين , ويتم تسجيل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP system ) بمنظومة الفاتورة الالكترونية باتباع الخطوات التالية :

• يقوم الممول بتسجيل الدخول على منظومة الفاتورة الإلكترونية والضغط على ملف الممول .
• الضغط على تسجيل نظام تخطيط الموارد المؤسسية ( ERP ) .
• تسجيل التفاصيل الخاصة بالنظام مثل : اسم النظام – مدة الصلاحية المتاحة لتبادل المستندات … ثم الضغط على زر حفظ .
• الحصول على بيانات التسجيل والمصادقة من المنظومة والاحتفاظ بها فى ملف خارجى لعدم الاضطرار لاعادة هذه الخطوات مرة اخرى .

الفاتورة الإلكترونية تعد نقلة نوعية في العالم الرقمي ،وتعتبر من أهم الخطوات التي تم اتخاذها لمواكبة التطور والتخلص من المعاملات الورقية.

ولكن نظرا لحداثة نظام الفاتورة الإلكترونية نجد العديد من الممولين يتساءلون عن خطوات تنفيذها.

وسنتناول بالتفصيل جميع خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها.

ما هي الفاتورة الالكترونية وما هي اهميتها للشركات المصرية؟

الفاتورة الإلكترونية أو ( الفواتير الإلكترونية ) هي مستندات إلكترونية يتم إرسالها إلى المستلم عبر الوسائل الإلكترونية ،مثل البريد الإلكتروني أو الفاكس.

الفاتورة الإلكترونية تحتوي على جميع تفاصيل الفاتورة ذات الصلة ويمكن أرشفتها للرجوع إليها في المستقبل.

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يمكن تخزينه وتبادله إلكترونيًا. إنه بديل للفواتير التقليدية في نظام إلكتروني يمكن من خلاله تتبع معاملات المبيعات بشكل كامل.
أطلقت مصر هذا النظام للقضاء على الفواتير والإشعارات الورقية التي ظلت متأخرة في عصر رقمي بالكامل.

الفواتير الإلكترونية تمثل نقلة نوعية في العالم الرقمي، ولهذا النظام له فوائد عديدة للشركات المصرية.

• تقلل إجراءات الفحص الضريبي
• تسهل عملية إعداد الإقرارات الضريبية و تخفف العبء على الموظفين
• تحقق مفهوم العدالة الضريبية
• تمكن من اكتشاف الأخطاء الرقمية بسهولة
• تحمي من التعامل مع الشركات الوهمية

خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها

الفواتير الإلكترونية الآن أصبحت إلزاميه لبعض الممولين ،وتسعى الحكومة جاهدة لتطبيق هذا النظام في جميع القطاعات في المراحل القادمة للقضاء بشكل كامل على عصر الورق ومواكبة التقدم.

أعلنت مصلحة الضرائب المصرية عن خطوات عمل وإصدار الفاتورة الإلكترونية .

الخطوة الأولى: التسجيل في المنظومة

لتتمكن من استخدام الفاتورة الإلكترونية ،يجب على الممول التسجيل أولاً في النظام عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى einvoice@eta.gov.eg متضمن البيانات التاليه :

• نسخة من طلب التفويض المعتمد من الشركة مع توقيع البنك الخاص بها
• صورة بطاقة الرقم القومي
• صورة شهادة التسجيل الضريبي
• صورة البطاقة الضريبية

يتطلب التسجيل تقديم بيانات عن الشركة والشخص المخول. هذه البيانات تشمل:

• رقم تسجيل الشركة
• البريد الإلكتروني للشركة
• رقم الهاتف
• اسم المفوض
• الرقم القومي للمفوض
• رقم هاتف المفوض
• البريد الإلكتروني الخاص به

تحدد مصلحة الضرائب مهلة 48 ساعة لتسجيل الحساب, بمجرد مرور 48 ساعة على تاريخ التسجيل ،ترسل مصلحة الضرائب رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني تحتوي على رقم مرجعي لتأكيد التسجيل. ثم يذهب الممول إلى مكتب الضرائب الخاص به لتقديم أصول المستندات المرفقة ،ويتم فتح الحساب المصرفي في غضون 24 ساعة.

يجب الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني بعد هذه الخطوة, للحصول على توقيع إلكتروني ،يجب عليك زيارة إحدى جهات الترخيص وتقديم المستندات اللازمة للحصول على التوقيع.

يستخدم نظام الفوترة الإلكتروني نظام ترميز موحد, يتكون نظام الكود هذا من إثنين من المعايير الأساسية: GS1 و EGS, رقم الكود هذا فريد لكل منتج ويمكّن نظام الفوترة الإلكتروني من تحديد المنتج وتسهيل محاسبته.

ويمكنك برنامج EgyptInvoice من إصدار الفواتير الإلكترونية بكل سهوله وذلك لترابطه التام مع منظومة الفواتير الإلكترونية بمصلحة الضرائب المصرية.ملية الفاتورة الإلكترونية هي تسجيل التوقيع الرقمي.

ثانياً: تسجيل حساب رقمي للممول

وفقًا لنظام الفوترة الإلكتروني ،يمكن للممول إنشاء حساب رقمي يمكن استخدامه لدخول منظومة الفوترة وإدارة المندوبين ،كما يتمتع المفوض بصلاحية التسجيل.

بعد تسجيل القرض الأول ،يتلقى الممول دعوة لتسجيل الحساب الرقمي في متصفحه. يجب عليه بعد ذلك فتح تلك الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة.

عند التسجيل ،ستتلقى رمز تأكيد ،وهو كلمة مرور لمرة واحدة (OTP). أدخله وتابع التسجيل. هنا ،يمكن للممول إرسال دعوة إلى الممثل الأول للشركة.

ثالثاً: تسجيل مفوضين إضافيين

الممثلون المفوضون هم أشخاص أو أنظمة لديهم إذن بالدخول إلى نظام إلكتروني نيابة عن ممول وإدخال بعض البيانات للممثل مثل: رقم الحساب المصرفي واسم الحساب واسم صاحب الحساب وما إلى ذلك.
وللتسجيل يتم إدخال البيانات التاليه

• الاسم الأول
• الاسم الأخير
• الرقم القومي
• البريد الإلكتروني

بعد الضغط على زر إرسال دعوة ،سيتلقى المندوب رسالة بريد إلكتروني يجب عليه فتحها لإكمال البيانات المطلوبة.

ملاحظة: يمكن أيضًا تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتمثيل الممول.

إرسال الفواتير

يتيح لك هذا النظام إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب بعد إتمام عملية الدمج والتوقيع الإلكتروني ،وستكون بيانات تلك الفواتير بصيغة XML أو JSON.

يمكن إثبات صحة المستندات المرسلة من خلال:

• الرقم القومي للأفراد
• هيكل الفاتورة
• الحقول الأساسية التي يجب تضمينها في كل مستند هي:
• الحقول البسيطة (قيمة الحقل ووجوده)
• صحة التوقيع الإلكتروني
• معرفة من هو المكلف وهل سجل في ضريبة الدخل أم لا.
• الأكواد الموحدة سواء كانت GS1 أو EGS
• يتم حفظ الفاتورة الأصلية كسجل قائم على الكمبيوتر ؛ يتم بعد ذلك التحقق من صحة إشعارات الخصم والإضافة بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية للتأكد من صحتها.

إلغاء الفواتير

إذا أخطأت في كتابة الفاتورة ،يمكنك إلغاؤها. يرسل النظام إشعارًا إلى المستلم ،ويمكنه قبول طلبك أو رفضه.

ملاحظة: الفاتورة قابلة للإلغاء خلال 3 أيام فقط من تاريخ إصدارها.

التعديل على الفاتورة

يسمح نظام الفوترة الإلكتروني بتعديل المستندات من خلال استخدام إشعارات الخصم والإضافة.

تلتزم الهيئة بتسهيل عملية تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في الشركات والمؤسسات المختلفة وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة. وبناءً عليه ،أعلن الموقع الرسمي للهيئة أن الشركات التي لا تستخدم برامج تخطيط موارد المؤسسات ستتمكن من مراجعة جميع مستندات الصرف الخاصة بها إلكترونيًا. الوصول إلى التقارير ولوحات المعلومات.